Souvent plébiscités par les salariés, les événements internes constituent des temps forts de la vie collective d’une entreprise. À l’heure où réseaux sociaux d’entreprise, intranets et autres nouvelles technologies conduisent naturellement à favoriser le virtuel, les moments pour se retrouver se font de plus en plus rares, et d’autant plus déterminants et symboliques.

L’événement interne se positionne entre information, sens et émotion. Il vient bousculer le quotidien de l’entreprise et marquer les esprits.

Un événement oui… mais porteur de sens !

Dévoiler son nouveau projet stratégique et le faire vivre, célébrer un anniversaire d’entreprise, donner envie, insuffler une dynamique collective, fédérer les collaborateurs, créer de l’énergie et surprendre : voici quelques-uns des grands objectifs possibles.

Un événement interne peut prendre de multiples formes : informel autour d’un petit déjeuner ou institutionnel à l’occasion d’une convention annuelle, en petit comité ou avec l’ensemble de l’entreprise, régulier ou ponctuel, pour une cible bien particulière ou pour tous…
L’important est qu’il soit porteur d’une vision partagée, qu’il donne du sens à un projet, à une stratégie et annonce les changements à venir.

Dans la suite de cet article, nous allons nous intéresser plus particulièrement à un format d’événement interne : la convention interne.

L’exemple du rapprochement Sham – Sofaxis

EKNO accompagne Sham, mutuelle lyonnaise spécialisée dans l’assurance des risques des acteurs de la santé, du social et du médico-social dans son projet d’alliance avec Sofaxis, courtier spécialisé notamment dans l’assurance statutaire auprès des collectivités territoriales. Un projet d’alliance où EKNO est intervenu, dans un premier temps, sur la présentation du projet stratégique Groupe, sur les enjeux identitaires associés avec notamment la refonte de l’ensemble de la communauté de marques ainsi que dans l’accompagnement du changement en interne auprès des équipes de direction, des équipes managériales et de tous les collaborateurs.

2014 a été, pour Sham et Sofaxis, une année de transition et de construction du nouveau Groupe où l’évènementiel interne a joué un rôle déterminant.

Deux conventions internes Groupe, sont venues rythmer le projet. La première, en février 2014, avait comme fil directeur la rencontre des équipes et le partage des premières bases d’un projet commun. La seconde, en janvier 2015, a permis de revenir sur le chemin parcouru et les synergies créées depuis un an pour lancer le projet stratégique du Groupe, lors de laquelle les équipes ont partagé ensemble la vision et l’ambition du nouveau Groupe, l’aboutissement de ces mois de construction collective…

Quelques facteurs clés de succès pour mener à bien vos conventions internes :

• Opter pour un événement interne uniquement si c’est un accélérateur dans la mise en place de projets structurants pour l’entreprise.
• Fixer des objectifs clairs, être alignés sur un fil conducteur entre les équipes de communication et l’équipe de direction.
• « Parler vrai », sans langue de bois, sans message alambiqué.
• Favoriser un registre émotionnel et illustrer les grands messages avec des exemples concrets qui font écho au quotidien des collaborateurs.
• Privilégier la pédagogie du détour en ayant recours à l’art, au spectacle, à la musique, au sport… pour mettre en perspective les messages forts de l’événement (cohésion d’équipe, dynamique collective, complémentarité) et faire des parallèles avec des mondes, à première vue, bien différents.
• Créer une identité propre à l’événement dans lequel les évènements viendront s’intégrer.
• Diversifier les supports de présentation et rythmer le contenu avec des vidéos, des tables rondes pour casser la monotonie d’un seul format.
• Positionner votre événement en complémentarité avec vos autres canaux de communication pour relayer les messages et prolonger le moment.
• Opter pour une démarche participative en amont et le jour J : impliquer, en premier lieu, les managers et si possible les collaborateurs dans la réalisation de certains supports pour incarner et partager les messages.
• N’ayez pas peur d’avoir recours à l’humour notamment pour démystifier certains sujets dans des périodes de changement, pour surjouer les idées reçues, les différences et dépasser ainsi les éventuelles caricatures et autres bruits de couloirs…

La convention interne, une « parenthèse » qui marque les esprits !

À travers la scénarisation d’un événement interne, les messages véhiculés ont une portée symbolique déterminante et marquent les esprits. Ils s’inscrivent dans la culture et dans l’histoire de l’entreprise. Pour maximiser l’impact sur la durée, un événement doit donc s’inscrire dans une stratégie de communication globale.

Petit test, interrogez les collaborateurs de votre entreprise sur les souvenirs marquants de la société, les événements internes viendront en première position !

La digitalisation de la communication interne au travers des réseaux sociaux d’entreprise, des « live chats », des intranets… ne sonne donc pas la fin de l’événementiel. Au contraire : elle en rebat les cartes et lui donne une portée nouvelle.